Rekisteri- ja tietoturvaseloste

Lappeenrannan Energia Oy

Laatimispäivä:  25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energia Oy
 
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 
Sampo Suhonen, sampo.suhonen [at] lreoy.fi
Simolantie 18, 53600 Lappeenranta

Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi

3. Rekisterin nimi 
Lappeenrannan Energia Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
• Lappeenrannan Energia Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
• Lappeenrannan Energia Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Lappeenrannan Energia Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
• tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
• maksamiseen, maksujen valvontaan ja perintään
• yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön.  Edelleen käsittelyn perusteena ovat voimassa oleva asiakas- ja tai sopimussuhde asiakkaan ja Lappeenrannan Energian välillä tai asiakkaan Lappeenrannan Energia Oy:lle antama toimeksianto tai suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät
 
Asiakastiedot

• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• juridinen vai fyysinen henkilö
• kielikoodi
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi
• asiakkaan markkinointilupa ja – kielto

Käyttökohteen tiedot

• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• asumismuoto ja omistussuhde
• käytön ajoitus
• lämmitysmuoto
• sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
• pääsulakkeen koko
• sähköliittymää koskevat tiedot
• käyttöpaikan mittaustapa (yleis, yö tai kausi)
• käyttöpaikan kytkentätila (kytketty, katkaistu)
• verkonhaltija ja verkonhaltijan käyttöpaikkatunnus

Laskutus ja maksuliikennetiedot

• laskutusosoitetiedot
• eräpäivä
• laskutusrytmi
• laskutustapa
• tilinumero
• tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä

Henkilötietoja käsittelevät asiakaspalvelu, myynti ja markkinointi, laskutus, IT.

6. Säännönmukaiset tietolähteet  
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla. Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Lappeenrannan Energia Oy:ön voidaan tallentaa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 
Lappeenrannan Energia Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Lappeenrannan Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Osa asiakastietojen hallinnoinnissa käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle 

A. Tausta-aineistot (manuaalinen aineisto)
Manuaalinen aineisto säilytetään Lappeenrannan Energia Oy:n toimitiloissa, jotka ovat valvotut ja lukitut. Toimitiloissa työskentelevien henkilöiden kulkuoikeudet ovat hallitut ja niitä valvotaan.

B. Tietojärjestelmän aineisto
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Lappeenrannan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Lappeenrannan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Tietoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja ehtojen mukaisesti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus 
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedot nähdäkseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa jotta ne voidaan siirtää järjestelmästä toiseen.

11. Tietojen oikaisu ja poistaminen 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien henkilötietojensa poistoa, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista tai käsittelylle ei enää ole laillisia perusteita "Oikeus tulla unohdetuksi".

12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta 
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.

Lappeenrannan Energiaverkot Oy

Laatimispäivä:  25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energiaverkot Oy
 
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jenni Ahokas, jenni.ahokas [at] lreoy.fi
Simolantie 18, 53600 Lappeenranta

Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi

3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
• Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
• maksamiseen, maksujen valvontaan ja perintään
• yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön. Edelleen käsittelyn perusteena ovat voimassa oleva asiakas- ja tai sopimussuhde asiakkaan ja Lappeenrannan Energiaverkkojen välillä tai asiakkaan Lappeenrannan Energiaverkot Oy:lle antama toimeksianto tai suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät

Asiakastiedot

• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• juridinen vai fyysinen henkilö
• kielikoodi
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi
• asiakkaan markkinointilupa ja – kielto

Käyttökohteen tiedot

• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• asumismuoto ja omistussuhde
• käytön ajoitus
• lämmitysmuoto
• sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
• pääsulakkeen koko
• sähköliittymää koskevat tiedot
• käyttöpaikan mittaustapa (yleis, yö tai kausi)
• käyttöpaikan kytkentätila (kytketty, katkaistu)
• verkonhaltija ja verkonhaltijan käyttöpaikkatunnus

Laskutus ja maksuliikennetiedot

• laskutusosoitetiedot
• eräpäivä
• laskutusrytmi
• laskutustapa
• tilinumero
• tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä

Henkilötietoja käsittelee koko Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n henkilöstö toimensa vaatimalla tavalla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla. Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Lappeenrannan Energiaverkot Oy:ön voidaan tallentaa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osa asiakastietojen hallinnoinnissa käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
A. Tausta-aineistot (manuaalinen aineisto)
Manuaalinen aineisto säilytetään Lappeenrannan Energia Oy:n toimitiloissa, jotka ovat valvotut ja lukitut. Toimitiloissa työskentelevien henkilöiden kulkuoikeudet ovat hallitut ja niitä valvotaan.
 
B. Tietojärjestelmän aineisto
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Lappeenrannan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

C. Tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Tietojen säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja ehtojen mukaisesti.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedot nähdäkseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa jotta ne voidaan siirtää järjestelmästä toiseen.

11. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien henkilötietojensa poistoa, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista tai käsittelylle ei enää ole laillisia perusteita "Oikeus tulla unohdetuksi".

12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.