Lappeenrannan Energia Oy - Asiakasrekisteri
Laatimispäivä: 25.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energia Oy
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi (hallinto[at]lreoy[dot]fi)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sampo Suhonen, sampo.suhonen [at] lreoy.fi (sampo[dot]suhonen[at]lreoy[dot]fi)
Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi (petri[dot]eskelinen[at]lreoy[dot]fi)
3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Energia Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
• Lappeenrannan Energia Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
• Lappeenrannan Energia Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Lappeenrannan Energia Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
• tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
• maksamiseen, maksujen valvontaan ja perintään
• yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi
Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön. Edelleen käsittelyn perusteena ovat voimassa oleva asiakas- ja tai sopimussuhde asiakkaan ja Lappeenrannan Energian välillä tai asiakkaan Lappeenrannan Energia Oy:lle antama toimeksianto tai suostumus.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät
Asiakastiedot
- nimi
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- juridinen vai fyysinen henkilö
- kielikoodi
- yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi
- asiakkaan markkinointilupa ja – kielto
Käyttökohteen tiedot
- lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- asumismuoto ja omistussuhde
- käytön ajoitus
- lämmitysmuoto
- sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
- pääsulakkeen koko
- sähköliittymää koskevat tiedot
- käyttöpaikan mittaustapa (yleis, yö tai kausi)
- käyttöpaikan kytkentätila (kytketty, katkaistu)
- verkonhaltija ja verkonhaltijan käyttöpaikkatunnus
Laskutus ja maksuliikennetiedot
- laskutusosoitetiedot
- eräpäivä
- laskutusrytmi
- laskutustapa
- tilinumero
- tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä
Henkilötietoja käsittelevät asiakaspalvelu, myynti ja markkinointi, laskutus, IT.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla. Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Lappeenrannan Energia Oy:ön voidaan tallentaa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lappeenrannan Energia Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Lappeenrannan Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osa asiakastietojen hallinnoinnissa käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
A. Tausta-aineistot (manuaalinen aineisto)
Manuaalinen aineisto säilytetään Lappeenrannan Energia Oy:n toimitiloissa, jotka ovat valvotut ja lukitut. Toimitiloissa työskentelevien henkilöiden kulkuoikeudet ovat hallitut ja niitä valvotaan.
B. Tietojärjestelmän aineisto
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Lappeenrannan Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Lappeenrannan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Tietoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja ehtojen mukaisesti.
10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedot nähdäkseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa jotta ne voidaan siirtää järjestelmästä toiseen.
11. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien henkilötietojensa poistoa, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista tai käsittelylle ei enää ole laillisia perusteita "Oikeus tulla unohdetuksi".
12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.
Lappeenrannan Energiaverkot Oy
Laatimispäivä: 25.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energiaverkot Oy
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi (hallinto[at]lreoy[dot]fi)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jenni Ahokas, jenni.ahokas [at] lreoy.fi (jenni[dot]ahokas[at]lreoy[dot]fi)
Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi (petri[dot]eskelinen[at]lreoy[dot]fi)
3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
- Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
- maksamiseen, maksujen valvontaan ja perintään
- yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi
Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevaan henkilötietolainsäädäntöön. Edelleen käsittelyn perusteena ovat voimassa oleva asiakas- ja tai sopimussuhde asiakkaan ja Lappeenrannan Energiaverkkojen välillä tai asiakkaan Lappeenrannan Energiaverkot Oy:lle antama toimeksianto tai suostumus.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät
Asiakastiedot
- nimi
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- juridinen vai fyysinen henkilö
- kielikoodi
- yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi
- asiakkaan markkinointilupa ja – kielto
Käyttökohteen tiedot
- lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- asumismuoto ja omistussuhde
- käytön ajoitus
- lämmitysmuoto
- sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto)
- pääsulakkeen koko
- sähköliittymää koskevat tiedot
- käyttöpaikan mittaustapa (yleis, yö tai kausi)
- käyttöpaikan kytkentätila (kytketty, katkaistu)
- verkonhaltija ja verkonhaltijan käyttöpaikkatunnus
Laskutus ja maksuliikennetiedot
- laskutusosoitetiedot
- eräpäivä
- laskutusrytmi
- laskutustapa
- tilinumero
- tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä
Henkilötietoja käsittelee koko Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n henkilöstö toimensa vaatimalla tavalla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla. Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Lappeenrannan Energiaverkot Oy:ön voidaan tallentaa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n yhteistyökumppaneille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osa asiakastietojen hallinnoinnissa käytettävistä palvelimista saattaa sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
A. Tausta-aineistot (manuaalinen aineisto)
Manuaalinen aineisto säilytetään Lappeenrannan Energia Oy:n toimitiloissa, jotka ovat valvotut ja lukitut. Toimitiloissa työskentelevien henkilöiden kulkuoikeudet ovat hallitut ja niitä valvotaan.
B. Tietojärjestelmän aineisto
Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Lappeenrannan Energiaverkot Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Lappeenrannan Energia Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.
C. Tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Tietojen säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja ehtojen mukaisesti.
10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada itseään koskevat tiedot nähdäkseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa jotta ne voidaan siirtää järjestelmästä toiseen.
11. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien henkilötietojensa poistoa, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista tai käsittelylle ei enää ole laillisia perusteita "Oikeus tulla unohdetuksi".
12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.
Lappeenrannan Energia Oy - Ilmoituskanava
Laatimispäivä: 1.4.2023
1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energia Oy
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi (hallinto[at]lreoy[dot]fi)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi (petri[dot]eskelinen[at]lreoy[dot]fi)
3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Energia -konsernin väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten rekisteri (whistleblowing-kanava)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Kerättävien tietojen käsittely liittyy whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpitoon tai saatujen väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Prosessi perustuu Euroopan unionin 23.10.2019 hyväksyttyyn direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937).
Direktiivi velvoittaa yritykset tarjoamaan esimerkiksi työntekijöilleen luotettavan ilmoituskanavan, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta direktiivin asettamat velvoitteet voidaan täyttää.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät
Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
• ilmoitusten käsittelijöiden etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus
• ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.
• ilmoitus voi sisältää kolmatta henkilöä koskevia henkilötietoja.
Palvelun henkilötietojen käsittelevät rekisterinpitäjän, Lappeenrannan Energian nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Palveluntarjoaja toimii tietosuojalain mukaisena käsittelijänä, mutta hänellä ei ole pääsyä henkilötietoihin, koska tiedot on tallennettu järjestelmään salattuna.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ilmoituksen tekijältä sekä rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöiltä.
Lisäksi henkilötietoja saattaa kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa ilmoitusta käsiteltäessä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin. Ilmoitukset tallennetaan järjestelmään vahvasti salattuna. Ilmoituskanavajärjestelmän tietoturvaa on testattu/auditoitu kolmannen osapuolen toimesta.
Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa käsittelyn ajan. Tiedot arkistoidaan käsittelyn jälkeen anonymisoituna korkeintaan yhden vuoden ajan.
10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada pääsy omiin tietoihinsa paitsi, milloin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.
11. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus vaatia omien tietojensa poistamista palvelusta. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.
12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.